Entra a la transformación digital y adopta la cultura del “paperless” en tu  empresa

 Cada vez más, la tecnología adquiere mayor protagonismo en los procesos empresariales y es mayor el número de organizaciones que confían en la transformación digital de negocios. 

¿El objeto? Proveer de mejores herramientas para administrar cada departamento y lograr una compañía sin papel y reducir la huella ecológica. 

Conoce la cultura paperless y sus beneficios para las organizaciones   

Son muchos los recursos que destinan a diario las empresas que requieren firmas de acuerdos, contratos, transacciones, facturas, expedientes o informes. Al apostar por la digitalización, la cultura paperless trae a las oficinas varios beneficios, entre ellos, la disminución del uso del papel en ese tipo de comunicaciones.

Descubre un poco más sobre la importancia de la transformación digital de negocios: Ventajas de digitalizar tu empresa ante la nueva normalidad.

Importancia del paperless

Aumento de la seguridad y confiabilidad

Una gran ventaja del almacenamiento digital es el control total de toda la información o documentación que puede ser guardada de forma cifrada, lo que te permite conocer qué trabajador accede a los documentos y en qué momento.

Incremento de la productividad

Los negocios que realizan sus operaciones de forma digital pueden consultar con mayor facilidad la documentación. Además, es posible firmar electrónicamente desde cualquier lugar y dispositivo, lo que reduce el tiempo en los plazos de acuerdos y cierre de contratos. 

Por otro lado, la utilización de tecnología EDI (Electronic Data Interchange),  para el intercambio de documentos entre sistemas informáticos con más rapidez o la facturación electrónica, permite la automatización de estas operaciones.

Optimización de los recursos

El almacenamiento digital implica la reducción de los costos destinados a la compra de papel y de los procesos tradicionales derivados de la impresión, el envío postal, destrucción de documentos o la infraestructura de almacenaje, entre otros.

¿Cómo reduces el uso de papel en tu negocio? 

Te compartimos los primeros pasos que debes realizar en tu organización para lograr una oficina paperless:

1.    Utiliza el certificado digital

Para el trabajo empresarial a través de medios electrónicos, es imprescindible que operes con un certificado digital que autentifique y permita trabajar en la red con total seguridad. Los certificados deben estar centralizados para mayor control y evitar las suplantaciones de identidad o ciberataques.

2.    Firma electrónica

Posibilita el cierre de contratos en minutos debido principalmente a la movilidad que brinda, así podrás firmar en cualquier momento, lugar o dispositivo. Asimismo, protege y almacena los archivos.

3.    Almacenamiento en la nube

La información organizada y moderada en un único sitio mejora la comunicación interna y aumenta la productividad en la organización. 

Soluciones digitales con Soltein 

En Soltein te brindamos soluciones innovadoras, basadas en tecnología Odoo, que ayudan a la transformación digital de forma controlada y segura. A continuación te explicamos algunas de las soluciones que ofrecemos para fomentar la cultura del paperless: 

Documento de Odoo es una aplicación para la gestión documental en donde podrás compartir, categorizar y archivar, así como enviar facturas y dar acceso a tus empleados o clientes. Está totalmente integrada con el resto de las aplicaciones de este ERP. 

Otra herramienta es la firma electrónica, podrás enviar solicitudes de firma y hacer seguimiento del estado de esta actividad, también está integrado al módulo CRM. Todas las comunicaciones están encriptadas. 

Por otra parte, Odoo maneja un esquema de notificaciones asociado al flujo de procesos como órdenes de pago, facturas, iniciativas, entre otros, en el cual es posible registrar seguidores de estos documentos y que los mismos reciban notificaciones.

Las apps de Odoo ERP aportan las herramientas digitales para una transición hacia las oficinas sin papel y podrás dar la bienvenida a la cultura paperless en tu empresa o pyme. 

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